Tükenmeyen Nefesle

Skip Navigation LinksANA SAYFA : YÖNETMELİK / YÖNERGELER : TÜSAD Kongre Yönergesi

TÜSAD Kongre Yönergesi

Bu yönerge TÜSAD Ulusal Kongrelerin organizasyon prensiplerini içermekte olup, TÜSAD MYK’nIn kararı ile yürürlüğe girer. Yönerge maddelerinin değiştirilmesi MYK yetkisindedir.

1- KONGRE ORGANİZASYON KOMİTESİNİN SEÇİMİ

  • Kongre içinde yapılan MYK toplantısında bir sonraki kongre tarihi, yeri ve kongre organizasyon komitesi belirlenir. Kongre Organizasyon Komitesi’nin belirlenmesinde Çalışma ve Koordinasyon Kurulları Başkanları tarafından seçimle belirlenen ve MYK’ya önerilen isimler dikkate alınır.
  • Çalışma grupları başkanları kongrenin 2 nci günü yapılan Çalışma Grubu toplantılarında “Kongre Organizasyon Komitesi” için kendi çalışma grupları yönetim kurulları içerisinden aday seçimi yaparlar. Çalışma grubu başkanları Çalışma Grubu toplantılarının bitiminden sonra kongre başkanı (bulunamadığı durumlarda kongre II. Başkanı) koordinatörlüğünde toplanır. Toplantı yeri ve saati kongre başkanı tarafından çalışma grubu başkanlarına bildirilir. Bu toplantıda Çalışma grubu başkanları Çalışma gruplarından gelen öneriler doğrultusunda Kongre Organizasyon Komitesi için 3 aday seçer ve dernek MYK’sına iletilmek üzere kongre başkanına verir. Aday seçim şekli, kongre başkanının önerisi doğrultusunda açık oylama ile belirlenir
  • Kongre Bilimsel Komitesi aşağıdaki temsilcilerden oluşur.
    • Çalışma Grubu ve Koordinasyon Kurulları yönetim kurulları tarafından seçilen temsilciler
    • Şubelerin yönetim kurulları tarafından seçilen şube temsilcileri.
    • TÜSAD Akademi Yönetim Kurulu tarafından belirlenen bir akademi yönetim kurulu üyesi.
  • TÜSAD MYK Saymanı aynı zamanda Kongre Saymanıdır.
  • TÜSAD İletişim Koordinatörü TÜSAD Kongre organizasyon komitesinin doğal üyesidir. Eğer iletişim koordinatörü organizasyon komitesinde başka bir görev üstlenmiş ise iletişim koordinatörü görevini de aynı zamanda üstlenir.

2- KONGRE ORGANİZASYON KOMİTESİNİN GÖREVLERİ

Kongre Başkanı

  1. Kongre hazırlık takvimini oluşturmak.
  2. Organizasyon Komitesi içerisinde iş bölümü yapmak.
  3. Kongre hazırlıklarının kongre takvimine uygun olarak ilerlemesini takip etmek.
  4. Bilimsel Komite toplantılarına katılarak hazırlıkların gözden geçirilmesinde ve planlamada yer almak.
  5. Kongrenin tüm kamuoyunda duyulması için her türlü görsel, işitsel, yazılı basın olanaklarını kullanmak ve bu konuda iletişim firması ile ilşkileri takip etmek.
  6. Kongreye destek sağlayan tüm kurum, kuruluş, örgüt ve dernek başkanları ve üniversitelerle ilişki kurmak.
  7. Kongre ile ilgili gelişmeleri MYK adına takip etmek.
  8. Kongre Sosyal Etkinlikleri ( Açılış Yemeği, Gala Yemeği, Konser, Dinleti, Sergi, Söyleşi vb.) ile ilgili ana kuralları belirlemek.
  9. Kongre merkezini ve hazırlıkları denetlemek.
  10. MYK toplantılarında kongre hazırlıkları ile ilgili bilgi vermek.
  11. Açılış ve kapanış törenlerinde konuşma düzenini hazırlamak ve bu programı MYK’a sunmak ve yürütülmesini kontrol etmek.

Kongre İkinci Başkanı

Kongre Başkanına tüm görevlerinde yardımcı olmak ve gerektiği zamanlarda görevleri bizzat yerine getirmek. Başkan toplantılara katılamadığı zamanlarda başkan adına toplantılara katılmak.

Kongre Sekreteri

  1. Kongre basılı materyallerinin takvime uygun olarak hazırlanmasını takip etmek ( Afiş, duyurular, kongre özet kitabı, kongre CD’si, vb) ve kongre çantası içeriğini belirlemek.
  2. Bilimsel Komite sekreteri ile işbirliği içinde çalışmak.
  3. Kongre ile ilgili tüm anket, değerlendirme formu, bilgi formu vb. materyalleri oluşturarak katılımcılara ulaştırılmasını, toplanmasını ve kongre sonrası raporlaştırılmasını sağlamak.
  4. Kongre sonrası tüm verileri raporlaştırarak bir ay içerisinde Kongre Başkanına yazılı olarak sunmak
  5. Burslu katılımcılar için başvuruların yapılması, onay verilmesi, geri dönüşler, kayıtlardan sorumludur.

Kongre Bilimsel Komite Başkanı

  1. Kongre Bilimsel Komitesini toplamak ve başkanlık etmek.
  2. Kongre Bilimsel Komitesi önerileri doğrultusunda oluşturulan bilimsel programın kesinleştirilmesini sağlamak.
  3. Kongrede yer alacak uydu sempozyum önerilerini almak, değerlendirmek ve uygun olanlarını belirlemek.
  4. Kongreye sunulan bildirileri Bilimsel Komite Sekreteri ile birlikte gruplandırarak bilimsel komite üyelerine yollamak ve değerlendirilmelerini önerilen süre içinde sağlamak.
  5. Değerlendirilmiş olan bildirilerin sözel sunum ve e-poster olarak ayırımını yaparak konularına göre oturumları düzenlemek.

Kongre Bilimsel Komite Sekreteri

  1. Bilimsel Komite üyeleri arasında iletişimi sağlamak.
  2. Bilimsel Komite toplantılarının tutanaklarını tutmak.
  3. Kongrede yer alacak uydu sempozyum temsilcileri ile ilişkileri yürütmek, uydu sempozyumların oturum başkanı ve konuşmacılarının takibini yapmak.
  4. Kongreye sunulan bildirileri Bilimsel Komite Başkanı ile birlikte gruplandırarak bilimsel komite üyelerine yollamak ve değerlendirilmelerini önerilen süre içinde sağlamak.
  5. Değerlendirilmiş olan bildirilerin sözel sunum ve e-poster olarak ayırımını yaparak konularına göre oturumları düzenlemek.
  6. Kongrede yer alacak kursların sorumluları ile işbirliği yaparak kurs için gerekli alt yapı, araç gereç ihtiyacını saptamak ve temin etmek.

Kongre Bilimsel Komite Dış İlişkiler Sekreteri

  1. Kongreye katılacak yabancı konuşmacıların isimlendirilmesinde ilk Bilimsel Komite toplantısında komite üyelerinden öneriler almak.
  2. Bilimsel Komiteden alınan önerileri Bilimsel Komite Başkanı ile birlikte değerlendirerek uygun olanları belirleyip, gerekli yazışmaları yapmak ve yürütmek.
  3. Kongreye katılacak yabancı konuşmacı ve misafirlerin ulaşım, karşılama, konaklama koşullarını Kongre Organizasyon Firması ile birlikte planlamak, yürütmek.

Kongre Sosyal Komite

Kongre Organizasyon Komitesi tarafından ana hatları belirlenen sınırlar içerisinde sosyal programı belirlemek ve organize etmek.

Kongre mali İşler Sorumlusu

  1. Kongre ile ilgili olarak her türlü mali işlemleri yürütmek.
  2. Kongre hazırlık süreci içinde yapılan ve yapılacak olan harcamalar Kongre Mali işler Sorumlusu yetkisindedir. Harcamalar listesi Kongre Organizasyon Firması tarafından aylık harcamalar dökümü şeklinde Kongre Mali İşler Sorumlusuna verilir.

Kongre İletişim Koordinatörü

  1. Kongre web sayfasının oluşturulması ve tasarımı.
  2. İnternet ortamında katılımcıların istekleri çerçevesinde konu başlıkları ve kurs taleplerini almak için anket oluşturmak ve sonuçlarını Kongre Bilimsel Komite sekreterine iletmek.
  3. Belirli aralarla düzenli olarak veya bilgilendirme gerektiği zaman kongre haber güncellemeleri ve duyurularının yahoo grup, kongre ve dernek web sayfalarından duyurulması.


IV.KONGRE ORGANİZASYON PLANI

  1. Kongre Organizasyon firması, bir önceki kongrenin bitimini takip eden 15 gün içerisinde Kongre Başkanına geçmiş kongre ile ilgili istatiksel verileri (kurs, panel, YM, vb oturum sayıları, konuşmacı, oturum başkanları, oturumlara katılımcı sayısı ) iletir.
  2. Kongre Organizasyon Firması tarafından kongre takviminin başlangıcında sonraki 1 ay içerisinde kongre için grafik tarzında bir afiş tasarım çalışması yapılması, seçeneklerin belirlenmesi ve bunların Organizasyon Komitesi’ne sunulması için gerekli hazırlıklar yapılır. Bu çalışma ile paralel olarak kongre web sayfasının oluşturulması ve tasarımı için TÜSAD- İletişim Koordinatörü ile birlikte hazırlıklara başlanır. Bu konuda Kongre başkanı veya 2.başkanı firmayı yönlendirmeye yetkilidir.
  3. Kongre Organizasyon Komitesi bir önceki yılın kongresinin bitiminden sonra en geç 1 ay içinde saptanmış olan Kongre mekanında toplanır. Bu toplantıda ;
    • Kongre merkezi gözden geçirilir, değerlendirmeler yapılır, salonlar gözden geçirilir, mekan hem sosyal hem de bilimsel organizasyon yönünden değerlendirilir. (kurs , çalışma grupları toplantısı e-poster için mekanın koşulları değerlendirilir)
    • Kongre Bilimsel Komitesi, Çalışma Grupları temsilcileri ve diğer üyeler açısından gözden geçirilir. Son şekli verilir.
    • Kongrenin Bilimsel programı için konuşulması gereken, paralel salon sayısı, yabancı konuşmacılar, kurs sayısı gibi içerik bilgilerine karar verilir.
    • Kongre Organizasyon Programı için iş bölümü ve takvimleme yapılır.
    • Kongre sosyal komitesinden ve kongre organizasyon şirketinden sosyal organizasyonlar hakkında fikir ve görüşler alınır.
  4. Kasım 15 – Aralık 15 arası Bilimsel Komite Başkanı tarafından Bilimsel Komite Üyelerine mail yoluyla istek yapılarak, Çalışma grupları, Şubeler ve diğer temsilcilerin ilgili gruplardan Kongre bilimsel programı içinde yer almasını istedikleri Panel, Yuvarlak Masa, karşıt görüş toplantısı, Olgu Sunumları, Konferanslar, Kurs vb. öneriler konuşmacı önerisi olmaksızın ekte hazırlanan form ile (Yabancı Konuşmacılar hariç) alınır. İnternet ortamında yapılan ve katılımcıların istekleri çerçevesinde oluşan konu başlıkları ve kurs taleplerini içeren anket sonuçları TÜSAD İletişim koordinatöründen alınır. Bunlar Kongre Bilimsel Komite Başkanı ve Bilimsel Komite sekreteri tarafından Aralık ayının ikinci yarısında yapılacak Bilimsel Komite toplantısına sunulacak şekilde hazırlanır
  5. Aralık ikinci yarısında MYK ile görüşülerek iki günlük bir toplantı plalaması yapılır. Toplantının birinci günü Çalışma grubu yönetim kurulları toplantısı yapılır (Çalışma ve Koordinasyon Kurulları Yönergesine göre yılda iki defa yapılması zorunlu olan toplantılardan biri) ve kongre için önerilerini hazırlayıp çalışma grubu bilimsel komite temsilcilerine verirler. Toplantının 2 nci günü Kongre Bilimsel Komite toplantısı yapılır. Aralık ayının ikinci yarısında yapılacak ilk bilimsel komite toplantısında:
    • Bu toplantıya ; Kongre Organizasyon Komitesi, Kongre Bilimsel Komitesi , Kongre Organizasyon Firması, TÜSAD Başkanı, 2.Başkanı ve Başkan Yardımcısı katılabilirler.
    • Toplantıda Kongre Başkanı tarafından organizasyon ile ilgili genel bilgi verilir. Bir önceki yılın kongresinde gelen eleştiriler, beğeni toplayan konular,oturumlara katılım sayıları ve ilgi çeken oturumlar hakkında gelecek kongreye ışık tutacak bilgiler verilir.
      1. Kongre Bilimsel Komite Başkanı tarafından öneriler, çalışma Grupları, Şubeler ve Diğer dallara göre gruplandırılmış olarak sunulur. Her grup için tek tek tartışılır, görüş alınır.
      2. Yabancı konuşmacı önerileri belirlenir, tartışılır, bu süreçten Kongre Dış İlişkiler sekreteri sorumludur. Yabancı konuşmacılarla yapılacak yazışmalar ve organizasyonlar daha uzun bir süre gerektirdiğinden Bilimsel Komite Toplantısı öncesi önerilen yabancı konuşmacı istekleri alınır.
      3. Kongrede yer alması düşünülen kurs önerileri tartışılır, Bu konuda organizasyon komitesi içinde yer alan kurs sorumlusu organizasyonların yürütülmesinden sorumludur. Yabancı dernekler ile ortaklaşa düzenlenecek kurs konuları şekillendirilir ve bu toplantıda karar alınır.
  6. Bilimsel Komite toplantısından sonraki bir ay içinde organizasyon komitesi toplanarak; (Ocak ayının ilk yarısında)
    • Bilimsel programa son şeklini verir.
    • Kurslar belirlenir.
    • Sosyal program komitesinin hazırlıkları gözden geçirilir.
    • Yabancı konuşmacılar hakkında karar verilerek yazışmalar başlar
    • Son Bildiri Gönderme tarihi belirlenir. Web sayfasında ilan edilir.
    • Organizasyon firması tarafından kongre için kullanılacak görseller bu toplantıda değerlendirilir
  7. Ocak ayının ilk yarısında ki Kongre Organizasyon Komite Toplantısı sonrası 1.Duyuru basılır, Web sayfası açılır ve güncellenir.
  8. Kongre hazırlık süreci içinde yapılan ve yapılacak olan harcama kalemleri Kongre Mali işler Sorumlusu’nun yetkisindedir. Bu kalemler Kongre Organizasyon Firması tarafından aylık harcamalar dökümü şeklinde Kongre Mali İşler Sorumlusu’na verilmelidir.
  9. Kongre Bilimsel Program içeriği belirlendikten sonra ;
    • Kongre Bilimsel Komite Başkanı ve Bilimsel Komite Sekreteri tarafından belirlenen oturumlara göre ilgili Bilimsel Komite Üyelerinden konuşmacı isimleri istenir. Bu isimler en geç iki hafta içinde Bilimsel Komite başkan/sekreterine geri dönmelidir.
    • Kurs Sorumluları belirlenir, bu yazışmaları kurs sorumlusu Kongre Bilimsel Komite Başkanına bilgi vererek yürütür. Kurs sorumlularının pratik uygulama yapıp yapmayacakları, bunun için ilave bir organizasyon veya malzeme gerekip gerekmediği belirlenir. Bu süreçten kurs sorumluları , kontrolünden de Bilimsel Komite Sekreteri sorumludur.
    • Kongre organizasyon komitesi dış ilişkiler sorumlusu tarafından Yabancı konuşmacıların yazışmaları, gelen cevaplar, aksaklık olup olmadığı konusunda belli aralarla (aylık) Bilimsel Komite başkanı ve Kongre başkanına bilgi verilir.
  10. Şubat ayının ilk yarısında konuşmacıların netleştirilmesi için Kongre Organizasyon Komitesi toplanır. Toplantıda isimler netleştirilir, Kongre Programının isimler dahil son hali verilerek TÜSAD MYK ‘a sunulur. Sunum ve onaylanmadan sonra Kongre Bilimsel Komite Başkanı tarafından e-mail veya telefon ile resmi olmayan onay alınması sonrası konuşmacılara davet mektupları yazılır. Bu hem internet ortamında hem de posta ile gerçekleştirilir. Bu sürecin kontrolünden Bilimsel Komite başkanı ve Bilimsel Komite sekreteri sorumludur.
  11. Konuşmacılardan onay alınması, cevapların geri dönmesi, konuşmacı aksamalarının giderilmesi süreci mayıs ayı sonuna kadar bitmelidir. Bir konuşmacının konuşmayı kabul etmemesi, ya da başka bir sorun çıkması durumunda yerine yeni bir konuşmacı bulunması sürecinde Bilimsel komite başkanı ilgili bilimsel Komite üyesine danışır, birlikte karar verirler, Kongre başkanını mutlaka bilgilendirir.(e-mail yoluyla)
  12. Haziran ayının ilk yarısında ikinci duyuru basılmış olur.
  13. Kongre WEB sorumlusu (TÜSAD İletişim koordinatörü) ve iletişim sorumlusu tarafından belli aralarla (2 haftada bir) ve bilgilendirme gerektiği zaman haber güncellemeleri, duyurular, hem yahoo grup hem kongre web sayfası, hem derneğin web sayfasında duyurulur.
  14. Bildirilerin gönderilme süreci içinde mutlaka ödüle aday olup olmadıkları sorularak gönderim sırasında buna dikkat edilmeli ve bunlar ayrılmalıdır. (Ödül Yönetmeliğine göre)
  15. Kongre Bildiri Özetleri özet gönderim tarihi kongre başlangıç tarihinden 45 gün öncesi olması kaydıyla Kongre Organizasyon Komitesi tarafından düzenlenir. Sürecinin bitimini takiben;
    • Kongre Bilimsel Komite başkanı, Kongre İkinci başkanı ve Bilimsel Komite Sekreteri tarafından yapılacak toplantı ile hakem olarak atanan ilgili Bilimsel Komite üyeleri ve belirlenen diğer hakemlere yollanır,
    • Bunlar değerlendirilip 1 hafta içinde geri dönmeleri beklenir ve istenir,
    • Geri dönenlerden red edilenler haricindekiler sözel bildiri ve posterler ayrılır, salonlara göre gruplanır, ilgili salonlara yerleştirmeleri yapılır, bunlardan sorumlu olan kongre Bilimsel Komite Başkanı ve Sekreteridir.
    • E-Posterler konularına göre gruplanır, E-poster oturumları belirlenir,
    • Serbest Bilidiri ve E-Poster oturum başkanları belirlenir ve kendilerine e-mail ile bildirilir, geri dönüşler kontrol edilir, onayları alınır.
  16. Kongre Program Kitabı’nın draft biçimi Kongreden en az bir ay önce hazır olmalı ve Kongre başkanı, 2.Başkanı, Bilimsel Komite başkanı ve Bilimsel Komite sekreteri tarafından kontrol edilmeli ve onay verilmelidir.
  17. Kongre çantası şekil olarak Kongre başkan ve ikinci başkanı tarafından Organizasyon Firmasından gelen öneriler içinden seçilir.Kongre çantasına konulacak materyal Kongre başkanı tarafından TÜSAD Başkanı ile görüşülerek belirlenir.
  18. Kongre açılış tarihinden 15 gün önce Kongre açılış programı ve programda konuşma yapacak görevliler belirlenir.
  19. Kongreye gönderdiği serbest bildirisi veya posteri Bilimsel Komite tarafından kabul edilen TÜSAD Üyesi olmak kaydıyla MYK onayıyla sınırlı sayıda katılımcının kongre konaklama giderleri kongre bütçesinden karşılanır. ( Her yazılı/ sözlü bildiri için bir katılımcı). Bu katılımcılardan kongre kayıt ücreti alınmaz. Bu başvuruların yapılması, onay verilmesi, geri dönüşler, kayıtlardan Kongre sekreteri sorumludur. Kabullerin onayını Kongre Başkan ve İkinci Başkanı ile birlikte karar vererek yapar.

ÜYE GİRİŞİ


   
Şifremi Unuttum
  

TÜSAD ÜYELİK BAŞVURUSU

ETKİNLİK TAKVİMİ

Ekim 2017
PztSalÇarPerCumCmtPaz
2526272829301
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
303112345
 LookUs & Online Makale